Algemene voorwaarden

  1. Toepassingsgebied

    1. Deze algemene voorwaarden (“Algemene Voorwaarden”) beheersen de rechtsverhouding tussen enerzijds o.s.admin en anderzijds de Klant, en zijn van toepassing op elk aanbod van o.s.admin of elke overeenkomst tussen o.s.admin en de Klant die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op diensten die o.s.admin voor de Klant levert, met inbegrip van, maar niet beperkt tot ondersteuning bij de implementatie van Odoo bij de Klant op het gebied van hosting, configuratie, opleiding, support, advies en programmatie (“Diensten”).

      De Overeenkomst komt slechts tot stand na schriftelijke bevestiging door de Klant of door de aanvang van de uitvoering van de Diensten door o.s.admin.

      De Overeenkomst vervangt alle schriftelijke of mondelinge overeenkomsten, voorstellen en verbintenissen die betrekking hebben op hetzelfde voorwerp en die aan de datum van deze Overeenkomst zouden voorafgaan.

    2. De Overeenkomst heeft tevens voorrang op de algemene en andere voorwaarden van de Klant, zelfs indien deze bepalen dat zij als enige gelden.

      Afwijkingen ten opzichte van de Overeenkomst zijn slechts mogelijk na voorafgaande en schriftelijke toestemming van o.s.admin.
      o.s.admin behoudt zich het recht voor om de Algemene Voorwaarden eenzijdig te wijzigen. De gewijzigde Algemene Voorwaarden treden onmiddellijk in werking vanaf kennisgeving aan de Klant.

  2. Uitvoering van de Diensten

    1. Algemeen

      1. o.s.admin handelt naar best vermogen bij het verstrekken en uitvoeren van Diensten. Alle handelingen van o.s.admin worden als middelenverbintenissen beschouwd.

        Indien er termijnen worden vermeld, zijn deze slechts indicatief en vormen zij in hoofde van o.s.admin geen resultaatsverbintenis. Het overschrijden van deze termijnen door o.s.admin kan geen aanleiding geven tot schadevergoeding noch tot beëindiging van de Overeenkomst.

        In geval van niet-levering van Diensten door o.s.admin worden de eventueel door de Klant betaalde voorschotten terugbetaald zonder interest of andere vergoeding.

      2. Alle prestaties van o.s.admin worden geregistreerd per minuut in de interne Odoo-database. De klant kan deze registraties ten allen tijde opvolgen via het klantenportaal dat door o.s.admin ter beschikking wordt gesteld. De aldus geregistreerde gegevens gelden als bindende basis voor de facturatie, behoudens bewijs van het tegendeel door de Klant.

      3. De Klant verbindt er zich toe alle noodzakelijke documentatie en inlichtingen aan o.s.admin te bezorgen, alsook de nodige toestemmingen te hebben verkregen, teneinde o.s.admin toe te laten haar Diensten correct en tijdig uit te voeren. Als informatieverstrekker staat enkel de Klant in voor de juistheid en volledigheid van alle instructies, informatie en mededelingen.

        o.s.admin is niet aansprakelijk voor schade ten gevolge van het gebruik van verkeerde, onnauwkeurige of gebrekige informatie verstrekt door de Klant voor de uitvoering van Diensten, dan wel het gebrek aan toestemmingen.

      4. Zowel o.s.admin als de Klant zijn verplicht tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst van elkaar of uit een andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.

      5. De Klant verbindt zich ertoe de Diensten te goeder trouw te gebruiken en geen schending te begaan van de openbare orde en goede zeden.

    2. Extra modules bij on-premise

      1. Extra modules die niet ontwikkeld zijn door Odoo, zijn kosteloos (vb. OCA modules) dan wel betalend (éénmalig per Odoo versie).

      2. o.s.admin kan bij de aankoop van de extra modules niet aansprakelijk gesteld worden voor een gebrek aan kwaliteit. Eventuele aanpassingen van de code door o.s.admin of overige diensten, gebeuren aan uurtarief.

    3. Domeinnamen

      1. Bij de aankoop van een domeinnaam verklaart de Klant zich akkoord met de algemene voorwaarden van de verantwoordelijke voor de registratie (ter illustratie: bij de aankoop van de .be-extensie verklaart de Klant zich akkoord met de algemene voorwaarden van DNS Belgium).

    4. Hosting

      1. Bij een op-premise database, erkent en aanvaardt de Klant dat o.s.admin voor de hostingdiensten, beroep doet op een externe dienstverlener of onderaannemer (hosting provider) en verklaart zich akkoord met diens algemene voorwaarden.

  3. Vergoeding, facturatie en betaling

    1. o.s.admin stelt geen offertes op. De kosten en vergoedingen verbonden aan de Diensten worden steeds aangerekend op basis van het geldende uurtarief op het ogenblik van de uitvoering. Eventuele prijsinschattingen die op verzoek of uit praktische overwegingen worden meegedeeld, zijn louter indicatief, vrijblijvend en op geen enkele wijze bindend; zij kunnen in geen geval worden beschouwd als een vaste prijsopgave of offerte.

      Indien de uitvoering van de Diensten verplaatsingen vereist, worden de reiskosten afzonderlijk aangerekend. Deze worden berekend op basis van een door o.s.admin vastgesteld kilometertarief, gerekend vanaf de maatschappelijke zetel van o.s.admin. Eventuele parkeerkosten, tolgelden en andere reiskosten worden eveneens doorgerekend aan de Klant.

      De Diensten kunnen geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd door onderaannemers (waaronder andere zelfstandige Odoo-consultants). Deze uitvoering geschiedt steeds onder dezelfde voorwaarden als bepaald in de Overeenkomst. De facturatie verloopt in beginsel uitsluitend via o.s.admin, behoudens uitdrukkelijke en schriftelijke afwijking.

      o.s.admin behoudt zich het recht voor om vóór de aanvang of tijdens de uitvoering van de Diensten een provisie te factureren op de kosten en vergoedingen.

    2. Alle facturen van o.s.admin zijn betaalbaar binnen 15 kalenderdagen na de uitgiftedatum van de factuur. Het bedrag van elke factuur dat niet of niet volledig op de vervaldag is betaald, wordt van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd met (i) een interest gelijk aan 1% per maand van niet-betaling, waarbij elke begonnen maand wordt beschouwd als zijnde verlopen, en (ii) een forfaitaire schadevergoeding ten belope van 15% op het bedrag van de nog onbetaalde facturen, met een minimum van €35.

      Dit geldt onverminderd het recht van o.s.admin om een hogere (schade)vergoeding te eisen mits bewijs van hoger werkelijk geleden schade.

    3. Bij gebrek aan betaling op de datum van opeisbaarheid van één of meer facturen, worden alle openstaande maar nog niet opeisbare facturen van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling lastens de Klant opeisbaar. De Klant is niet gerechtigd facturen van o.s.admin te compenseren met eigen facturen.

  4. Klachten en aansprakelijkheid

    1. Klachten betreffende de Diensten of facturen dienen binnen de acht kalenderdagen na ontvangst van de factuur per aangetekend schrijven en met vermelding van de redenen van het protest aan o.s.admin te worden gemeld. De Klant kan de Diensten die o.s.admin levert, volgen via het Klantenportaal waartoe o.s.admin de Klant toegang verschaft.

      Bij gebrek aan melding binnen deze termijn kan o.s.admin niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade en worden de facturen geacht te zijn aanvaard. In elk geval, verjaart iedere vordering ten aanzien van o.s.admin met betrekking tot de Diensten na één jaar na ontvangst van de factuur voor de geleverde Diensten.

    2. o.s.admin is slechts aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse gevolg is van haar bewezen eigen zware fout, bedrog of opzet bij de uitvoering van de Diensten. In geen geval is o.s.admin aansprakelijk voor enige indirecte schade of gevolgschade waaronder onder meer tijdverlies, verlies van klanten, winstderving, verlies van inkomsten, verlies van kansen of zakelijke opportuniteiten, verlies aan goodwill, schade aan materiaal of software van derden, dataverlies, inbreuken op beveiliging en verspreiding van vertrouwelijke gegevens – deze laatste twee echter onder voorbehoud van bepalingen inzake aansprakelijkheid in de GDPR – of enige andere vorm van economische schade.

    3. De Klant verbindt er zich toe o.s.admin integraal en in hoofdsom, interesten en (gerechts- en advocaten)kosten te vrijwaren voor elke vordering of aanspraak van een derde die voortvloeit uit, of verband houdt met, deze Overeenkomst en de Diensten door o.s.admin voor de Klant uitgevoerd.

    4. o.s.admin is niet aansprakelijk voor enige schade, van welke aard ook, zowel directe als indirecte en/of gevolgschade, die zou voortvloeien uit: (i) eventuele storingen, fouten, bugs, onderbrekingen, virussen of gebreken in of het tijdelijk niet, niet juist of niet volledig beschikbaar zijn of functioneren van de (computer)systemen van de Klant; (ii) (de inhoud van) de (persoons)gegevens of informatie die via de Diensten worden bewaard of uitgewisseld, onverminderd de geldende privacyregelgeving en de tussen partijen afgesloten verwerkersovereenkomst; en (iii) onderbrekingen in de Diensten als gevolg van onvoorziene gebeurtenissen, server of internet malfuncties of overmacht. Desgevallend wordt de uitvoeringstermijn van rechtswege geschorst voor de duur van de onderbreking, vermeerderd met de tijd die nodig is om de uitvoering van de Diensten terug op te starten, zonder dat o.s.admin enige schadevergoeding aan de Klant verschuldigd is.

    5. Onder alle omstandigheden dient de Klant na de vaststelling van eventuele schade o.s.admin onverwijld en deugdelijk in gebreke te stellen, bij ontstentenis waarvan hij geacht zal worden afstand te doen van elk (vorderings)recht lastens o.s.admin. De ingebrekestelling moet een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de beweerde schade bevatten zodat o.s.admin adequaat kan reageren. Alleszins verliest de Klant elk (vorderings)recht lastens o.s.admin indien hij heeft nagelaten om (i) de schade onmiddellijk nadat deze zich heeft voorgedaan, te beperken, (ii) te voorkomen dat andere of bijkomende schade zou ontstaan of (iii) alle noodzakelijke informatie met betrekking tot de beweerde schade aan o.s.admin te bezorgen.

  5. Contractuele tekortkomingen

    1. In geval van niet-nakoming door de Klant van één of meer van haar contractuele verbintenissen, waaronder haar betalingsverplichtingen of het bezorgen van de nodige documentatie en informatie, zal o.s.admin de Klant per aangetekend schrijven in gebreke stellen. Indien Klant na tien (10) kalenderdagen na datum van voormelde ingebrekestelling alsnog in gebreke blijft haar contractuele verbintenissen na te komen, heeft o.s.admin het recht om
      1. elke verdere prestatie onder de Overeenkomst, inclusief de hosting, op te schorten totdat de Klant haar contractuele verbintenissen zal hebben nagekomen; of
      2. de Overeenkomst zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst en met onmiddellijke ingang te ontbinden lastens de Klant ongeacht of de openstaande factuur betrekking heeft op uitvoering van een onderdeel van de Overeenkomst.

      In voorkomend geval is o.s.admin op geen enkele wijze aansprakelijk voor eventuele schade die de Klant of haar klanten zouden lijden ten gevolge van voormelde opschorting of beëindiging.

  6. Intellectuele eigendomsrechten

    1. Behoudens schriftelijk anders overeengekomen, berusten de intellectuele eigendomsrechten van alle creaties die o.s.admin in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst gebruikt en /of ontwikkelt, met inbegrip van, maar niet beperkt tot alle ontwerpen, programmatuur, documentatie en codes, uitsluitend bij o.s.admin.

      De levering van Diensten aan de Klant strekt niet tot enige overdracht van de intellectuele eigendomsrechten. De Klant beschikt over een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht tot het gebruik van de Diensten en de creaties die door o.s.admin worden geleverd, waaronder de codes die zij ontwikkelt. Bij het gebruik houdt de Klant zich aan de voorwaarden zoals bepaald in de Algemene Voorwaarden.

    2. Het is verboden om de creaties van o.s.admin, zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming vanwege o.s.admin, geheel of gedeeltelijk te reproduceren, te distribueren, of te wijzigen of daar op enige andere wijze misbruik van te maken.

    3. De Klant erkent en aanvaardt dat o.s.admin voor de uitvoering van Diensten gebruik maakt of kan maken van bepaalde opensourcesoftware of freeware onder licenties die bepalingen kunnen bevatten die voorrang hebben op huidige algemene voorwaarden.

  7. Beëindiging van de Overeenkomst

    1. De Overeenkomst kan steeds zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst en met onmiddellijke ingang worden beëindigd: (i) bij gezamenlijk akkoord van beide partijen; en (ii) in gevolge van een ernstige wanprestatie van één der partijen. Het gebrek aan (tijdige) betaling wordt in het kader van dit artikel als een ernstige wanprestatie beschouwd.

  8. Verwerking van persoonsgegevens

    1. Op de verwerking van persoonsgegevens door o.s.admin in het kader van de Overeenkomst en/of de Diensten is de geldende privacyregelgeving van toepassing. In de zin van voormelde privacyregelgeving is de Klant de verwerkingsverantwoordelijke en derhalve degene die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. o.s.admin is enkel verwerker in de zin van voormelde privacyregelgeving en verwerkt de persoonsgegevens louter ten behoeve van of in opdracht van Opdrachtgever.

    2. De Klant en o.s.admin verklaren de privacyregelgeving na te leven. De Klant zal o.s.admin integraal en in hoofdsom, interesten en (gerechts- en advocaten)kosten vrijwaren voor alle aanspraken of vorderingen van derden in dit verband.

  9. Toepasselijk recht en jurisdictie

    1. De eventuele nietigheid of niet-toepasbaarheid van een of meerdere bepalingen van huidige Overeenkomst, leidt niet tot de nietigheid van de gehele Overeenkomst.

    2. De Overeenkomst zal worden uitgelegd in overeenstemming met en beheerst worden door het Belgisch Recht. Alle geschillen die voortvloeien uit, of verband houden met, deze Overeenkomst vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Turnhout.

Laatste update op 16-09-2025.