Op Odoo Online en Odoo.sh zorgt Odoo zelf voor de mail. Draait je databank op eigen hosting, dan niet: Odoo verstuurt en ontvangt dan via de mailserver van je eigen domein, of dat nu Microsoft 365, Google Workspace of het platform van je hoster is. Dat werkt prima, maar het vraagt een paar dingen die op een gewoon mailplatform niet vanzelf goed staan. Bij bijna elke opstart zie ik dezelfde vragen terugkomen, dus hier het verhaal in het kort.
Eén account, veel afzenders
Odoo meldt zich met één account aan bij je mailserver, maar verstuurt elk document namens de medewerker die het opmaakt. Een offerte van Jan vertrekt als Jan Peeters <jan@jouwbedrijf.be>. Werken er vijf mensen met verkoop, dan verstuurt dat ene account onder vijf verschillende adressen.
Veel mailplatformen laten dat standaard niet toe. Je mailbeheerder moet dat ene account uitdrukkelijk het recht geven om namens iedereen te versturen. Ontbreekt dat recht, dan wordt de mail geweigerd of komt ze bij de klant als verdacht binnen.
Heeft een gebruiker geen adres in je domein, dan zet Odoo er een vast notificatie-adres in de plaats, bijvoorbeeld "Jan Peeters" <notifications@jouwbedrijf.be>. De naam blijft staan, het adres niet.
Een lege mailbox, enkel voor Odoo
Om de antwoorden van je klanten bij het juiste order of de juiste factuur te hangen, leest Odoo een mailbox uit. Het leest daar elk ongelezen bericht, zonder filter op map of afzender, en markeert het daarna als gelezen. Daarom kan het geen bestaande mailbox zijn. Geef je info@ of je eigen adres op, dan blijven je mails er wel in staan, maar alles wat binnenkomt staat meteen als gelezen: persoonlijke mails, facturen van leveranciers, nieuwsbrieven. Je ziet niet meer wat nieuw is, en wat Odoo nergens bij kan hangen, laat het gewoon liggen.
Er komt dus één mailbox bij, en dat is meteen het enige punt waar je als bedrijf zelf over beslist, omdat het bij Microsoft 365 of Google Workspace een licentie kan kosten. Geef die mailbox een naam die onmiskenbaar technisch is, zoals odoo@. Wat iemand rechtstreeks naar dat adres stuurt, haalt Odoo op, kan het nergens aan koppelen en markeert het als gelezen: niemand krijgt het ooit te zien.
Handig is om hetzelfde account ook voor de uitgaande kant te gebruiken. Dan zit het ruime recht om onder elk adres te versturen op een account waar niemand in werkt, en stopt de mail uit Odoo niet wanneer een medewerker vertrekt of een ander wachtwoord kiest.
Drie technische adressen
Naast het zichtbare afzenderadres werkt Odoo met drie technische adressen. De eerste twee mogen gewoon aliassen zijn op die ene mailbox van odoo@; Odoo herkent ze aan de geadresseerde.
- catchall@ staat in Reply-To. Antwoordt een klant op een orderbevestiging, dan komt dat antwoord hier binnen en hangt Odoo het onder het juiste order. Zo staat het in het dossier, en niet in één persoonlijke mailbox waar de rest van het team het niet ziet. Daarna verwittigt Odoo de volgers van dat order. De verkoper volgt zijn orders automatisch en krijgt het antwoord als mail in zijn eigen postvak, met de naam van de klant als afzender, of in Odoo zelf als hij dat zo ingesteld heeft. Antwoordt hij op die mail, dan gaat dat langs dezelfde weg terug naar de klant en blijft het hele gesprek in het dossier. Wie geen volger is, krijgt niets: moet een collega meelezen, zet die dan als volger op het order.
- bounce@ vangt onbestelbare post op. Odoo markeert de verzending dan als mislukt.
- notifications@ is het terugvaladres uit de eerste paragraaf. Het moet niets ontvangen.
Twee regels die veel ellende besparen: laat die drie adressen van elkaar verschillen, en maak van geen van hen een adres dat als contactadres leest. Odoo weigert actief een nieuw bericht dat rechtstreeks naar het catchall-adres geschreven wordt, en alles wat op het bounce-adres binnenkomt, wordt als onbestelbare post behandeld. Heet dat adres info@, dan is het verdwijnen van klantmails geen risico meer maar een kwestie van tijd. Odoo houdt je niet tegen als je het zo instelt: je merkt het pas als er post zoek is.
De vijf klassieke misverstanden
- "Een bestaande mailbox volstaat." Nee, Odoo zet alles wat er binnenkomt op gelezen, zodat je niet meer ziet wat nieuw is. Enkel een aparte, lege mailbox werkt.
- "Eén account, dus één afzender." Odoo verstuurt namens elke medewerker, dus dat ene account moet onder alle adressen van het domein mogen versturen.
- "Odoo heeft toch een eigen mailserver?" Op Odoo Online en Odoo.sh wel, op eigen hosting niet.
- "De klant antwoordt toch gewoon aan de medewerker?" Dan staat het antwoord niet in het dossier. Daarom het catchall-adres in Reply-To.
- "Aan mijn domein moet iets veranderen." Nee. In de DNS van je domein staat al dat je mailserver namens jou mag versturen (SPF en DKIM). Odoo verstuurt via diezelfde mailserver, dus voor de ontvanger is het gewone post van je eigen server. Pas als Odoo langs een andere weg verstuurt, zoals een verzenddienst, moet die er in je DNS bijkomen.
