Wie met Odoo start, heeft meestal al een boekhouding in een ander pakket. Die overzetten is geen hogere wiskunde, maar er zit één omweg in die niet voor de hand ligt. Wie die overslaat, krijgt dubbele saldi of een eerste bankafschrift dat niet klopt. Hieronder de werkwijze die ik volg, met de rekeningnummers van het Belgische boekhoudplan in Odoo 19.
Eerst alles laten kloppen, buiten Odoo
Vraag je boekhouder drie lijsten op dezelfde datum: de proef- en saldibalans, de openstaande klanten en de openstaande leveranciers. Leg ze naast elkaar voor je iets importeert:
- de balans sluit: even veel debet als credit;
- het saldo van de klantenrekening is gelijk aan de som van de openstaande verkoopfacturen, min de openstaande creditnota's;
- idem voor de leveranciers;
- de banksaldi zijn die van de bank, niet die van het oude pakket.
Het juiste overgangsmoment
Kies het einde van een boekjaar, of anders het einde van een btw-periode. Dan valt de btw-aangifte samen met de overgang en hoef je geen periode op te splitsen.
Waarom de oude balans niet één op één over kan
Drie soorten rekeningen neem je niet zomaar over, omdat Odoo ze zelf vult:
- Klanten en leveranciers worden gevuld door de openstaande facturen die je importeert. Die facturen heb je nodig om de betalingen straks tegen af te letteren.
- De bank wordt, als je geen bankkoppeling gebruikt, gevuld door een bankverrichting die je aflettert. Odoo berekent het beginsaldo van een afschrift uit de voorgaande bankverrichtingen, niet uit het grootboek. Een gewone boeking op de bankrekening telt daar niet in mee.
Neem je die saldi toch over, dan staat alles dubbel. Laat je ze weg, dan sluit de balans niet. De oplossing is een tijdelijke rekening op die plaatsen:
- klanten (400000) en leveranciers (440000) → wachtrekening 499000;
- bank (550000-reeks), zonder bankkoppeling → uitstaande ontvangsten 550002 bij een positief saldo, uitstaande betalingen 550003 bij een negatief.
Na de vier stappen staan die tijdelijke rekeningen weer op nul en staan klanten, leveranciers en bank op hun juiste saldo, net zoals in de oude balans.
De vier stappen
- De balans importeren als diverse boeking in een apart dagboek "Openingsbalans", met de rekeningcodes (niet de namen) en de vervangingen van hierboven. Eerst testen, pas daarna importeren en boeken.
- De openstaande verkoopfacturen importeren, één regel per factuur met het openstaande bedrag inclusief btw, het oude factuurnummer, de vervaldatum en 499000 als rekening.
- De openstaande aankoopfacturen op dezelfde manier. Daarna staat 499000 op nul. Staat ze dat niet, dan ontbreekt er een factuur of klopt een bedrag niet: eerst oplossen.
- Het banksaldo: met een bankkoppeling haalt Odoo het beginsaldo bij de eerste synchronisatie zelf binnen. Het saldo in de balansimport komt dan rechtstreeks op de bankrekening. Zonder koppeling maak je per bankrekening een verrichting "openingsbalans" met het saldo en letter je die af tegen de uitstaande rekening. De kas heeft die omweg niet nodig.
Voorraad: één keer, niet twee keer
De voorraadwaarde zit in de balans en komt dus mee met de import. Werk je met automatische voorraadwaardering, dan maakt ook de voorraadtelling die je daarna invoert een boeking. Kies dan één van beide: de waarde uit de balans weglaten of de tegenboeking van de telling corrigeren. Nooit allebei laten staan.
Vergrendelen
Zet na afloop een vergrendelingsdatum op de overgangsdatum, zodat niemand nog in het overgezette verleden boekt. En doe de hele oefening eerst op een kopie van je databank: geboekte stukken kan je nadien enkel annuleren of tegenboeken, niet meer verwijderen.
Werk je vanaf de start ook met e-facturen? Hoe je Peppol in Odoo activeert en facturen verstuurt en ontvangt, lees je in Peppol in Odoo.
